Udržať firmu pevne pod kontrolou bez jasne stanovených procesov nie je umenie, ale časovaná bomba. Zamestnanecká efektivita klesá, náklady rastú a nespokojnosť zákazníkov sa pomaly začína prejavovať. Vytvorte zo svojej firmy efektívne a príjemné miesto, ktoré ocení nielen vaša účtovníčka, ale aj zamestnanci. Viete ako na to? Čítajte ďalej.

Podnikanie „na pankáča”

Väčšina živnostníkov začne podnikať doslova v detskej izbe. O účtovníctvo sa im stará pani účtovníčka, pracujú od nevidím do nevidím a veľmi pomaly dosahujú stabilné výsledky. Po určitom čase sa rozhodnú svoje podnikanie rozšíriť a pribrať k sebe niekoľko zamestnancov. Vo svojich procesoch však nič nemenia. Vo firme sú traja a všetko funguje akosi samé. Neskôr, keď firma chytá jednu veľkú zákazku za druhou, začína majiteľ pociťovať nedostatok pracovných síl, a tak priberie ďalších zamestnancov. Efektivita však prestala stúpať a stagnuje. Táto stagnácia je spôsobená najmä nesprávnym využívaním pracovného času zamestnancov. Navzájom sa vyrušujú, nemajú presne zadelené kompetencie a povinnosti, začína sa chaos. Ak sa aj vaša firma nachádza v tomto momente, je na čase nastaviť jasné pravidlá a procesy.

Zaveďte procesy, zachránite firmu

Prvým znakom dobre fungujúcej spoločnosti je schopnosť zavádzať procesy. Medzi najdôležitejšie patria systém predaja, riadenie zamestnaneckých vzťahov, riadenie internej komunikácie, resp. informačných tokov a odmeňovanie. Efektívnosť a výkon zamestnancov idú ruka v ruke s jasnými pravidlami. Jednoduché úlohy presuňte na lacnejších brigádnikov a znížte firemné náklady. Zaveďte vo firme dochádzkový systém a robte si poznámky o kvalite práce svojich zamestnancov. Ak vaša spoločnosť narástla do väčších rozmerov, môžete tieto povinnosti delegovať na manažérov alebo vedúcich. Na konci každého mesiaca si od nich vyžiadajte report (alebo ho pripravte sami) a povedzte zamestnancom, kde by mali pridať a čo robia dobre.

Ticho, prosím

Ak pracujete v otvorenom kancelárskom prostredí, zaveďte tzv. tiché hodiny. V rámci tohto času by sa vaši zamestnanci medzi sebou nemali rozprávať, ale sa plne sústrediť na vlastnú prácu. Po uplynutí tohto času môžu prácu opäť konzultovať. Príjemne vás prekvapí, ako výrazne stúpne efektivita vašich ľudí. Pre plynulejšiu prácu môžete využívať aj niektoré z TO DO manažérov pre firmy alebo komunikačné prostriedky ako Skype či Slack. Okrem rýchlej komunikácie bez nutnosti platiť faktúry za telefón zefektívnia aj zdieľanie obrázkov, obrazoviek alebo uskutočňovanie videokonferencií s viacerými zamestnancami súčasne.

Myslite aj na nepríjemnosti

Popri zavádzaní firemných procesov nezabudnite aj na úpravu firemných a zamestnaneckých zmlúv. Od vašich podnikateľských začiatkov sa toho mohlo veľa zmeniť, preto ich pri väčšom počte zamestnancov určite nepodceňujte. Vhodným krokom je aj uzavretie poistenia zodpovednosti a majetku, aby ste v prípade chýb vo výrobe, odcudzenia majetku alebo inej škody nezostali finančne paralyzovaný. Už totiž nie ste finančne zodpovedný len sám za seba, ale aj za všetkých zamestnancov a ťažko vybudovanú firmu.

 

Tento obsah vám prináša poisťovňa KOOPERATIVA.